Freitag, 18.10.2019 ·

E-Mails wohin das Auge blickt

Einer statistischen Umfrage zufolge begegnen wir berufsseitig durchschnittlich 21 E-Mails pro Tag (Quelle: https://emailmarketingblog.de/studien/anzahl-emails-pro-tag). Doch wie sieht ein typischer Alltag in der heutigen beruflichen Welt aus?

1. Am Morgen als erstes der obligatorische Blick ins Postfach.
2. Die hoffentlich wichtigsten E-Mails, die sich seit dem gestrigen Feierabend ins Postfach geschlichen haben, schnell bearbeiten.
3. Die erste Welle von Telkos, Meetings oder Workshops bis zur Mittagspause bewältigen, zwischendurch ein paar E-Mails bearbeiten.
4. Die zweite Welle von Telkos, Meetings oder Workshops im Laufe des Nachmittags bewältigen, zwischendurch ein paar weitere E-Mails bearbeiten.
5. Die restlichen (Über)Stunden die geführten Telkos, Meetings oder Workshops nachbereiten und natürlich wieder E-Mails bearbeiten.
6. Hoffen, dass man möglichst keine akuten Themen ausgelassen, übersehen oder aus Versehen aus dem Posteingang in die tiefen Unterordner verschoben und somit schlichtweg den Überblick des eigenen Postfachs verloren hat.

Durch dieses Konstrukt geraten nicht selten Zuverlässigkeit, Effektivität und Effizienz ungewollt in Mitleidenschaft. Das Resultat: Verzug oder das Ausbleiben von Zulieferleistungen gefolgt von Frustration bei allen Beteiligten und nicht zuletzt sogar die ruftechnische Schädigung einzelner Personen oder gar eines ganzen Unternehmens. In solchen Zusammenhängen hört man dann auch: "Ihm, ihr oder Ihnen brauchst du erst gar keine E-Mails zu schreiben...".

Ansätze, wie man dem obigen Muster oder ähnlichen Alltagsszenarien entgegen wirken kann, sind im Internet umfänglich vorhanden und können fallspezifisch genutzt werden. Das Grundproblem bleibt jedoch in der Regel bestehen, ganz gleich, ob man nur morgens und abends sein Postfach bearbeitet, versucht irrelevante E-Mails auszusortieren oder sie per Regelfunktion erst gar nicht in sein Postfach gelangen lässt.

Die Lösung aus diesem Dilemma ist dabei recht einfach. Sie besteht aus zwei goldenen Regeln:

REGEL I

Die erste Regel besteht darin, zum (pünktlichen) Feierabend maximal 10 besser noch 5 oder gar weniger E-Mails im Postfach liegen zu haben. Alles darüber hinaus kann ein Indikator dafür sein, dass man schlichtweg mit Arbeit überladen ist und eine dauerhafte Lösung angebracht wäre. Eine dauerhafte Lösung besteht dabei nicht aus Überstunden. Denn erfahrungsgemäß endet dieser Ansatz mit gesundheitlichen Folgen, die möglicherweise zu einem Komplettausfall führen können.

REGEL II

Die zweite Regel besteht darin, von der E-Mail Nachverfolgungsfunktion Gebrauch zu machen - denn Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser. Das heißt keinesfalls, dass man niemandem mehr in seinem Umfeld Vertrauen schenkt. Vielmehr liegt der Sinn darin, sein Umfeld, das vielleicht restlos mit Arbeit überladen ist, rechtzeitig an ausstehende Unterstützungsleistungen zu erinnern und dadurch seine eigenen Fristen einzuhalten. Dieser Nachverfolgungsbedarf nimmt in der Regel ab, je mehr das nächste Umfeld sich an die erste Regel hält.

Mit konsequenter Umsetzung dieser beiden Regeln wird sich der gewünschte Erfolg kurzfristig sehen und fühlen lassen.